I benefici delle piattaforme di comunicazione unificata per il lavoro ibrido

Un aiuto fondamentale per semplificare, ed efficientare il contesto del lavoro ibrido in azienda, arriva dall’uso delle piattaforme UCC, Unified Communication & Collaboration. La Comunicazione e Collaborazione Unificata consente alle imprese di snellire e velocizzare il lavoro sfruttando tutta una serie di strumenti di ultima generazione, con cui garantire ai team aziendali un sistema di comunicazione innovativo. Grazie ai consigli degli esperti scopriamo che cosa sono le piattaforme UCC e come funzionano, quali benefici offrono e quali sono gli strumenti e le tecnologie più diffuse a supporto del lavoro ibrido e non solo

Che cosa sono le piattaforme UCC e come funzionano

Introdotto in azienda durante l’emergenza del Covid-19, il lavoro ibrido, attività flessibile attraverso la quale i dipendenti operano in parte da remoto, è diventato una costante nella stragrande maggioranza delle imprese. A sostenerne l’operatività è un uso intelligente delle piattaforme UCC – Unified Communication & Collaboration – di ultima generazione, che strutturano il lavoro di squadra attraverso elementi chiave come la comunicazione e la collaborazione.

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Le UCC, che garantiscono soluzioni di ‘Comunicazione e Collaborazione Unificata’, sono in grado di migliorare la produttività e l’efficienza dei team aziendali, integrando le diverse piattaforme con una serie di strumenti di comunicazione innovativi. Si tratta di proposte decisamente avanzate come quelle offerte da Microsoft che, grazie ai più utilizzati tools di Microsoft 365, e ad un applicativo come Microsoft Teams, vantano una proposta leader nel mercato di settore, unendo la funzionalità di chat, telefonia, videoconferenze e collaborazione.

Le piattaforme UCC più avanzate includono telefonia, videoconferenze, messaggistica istantanea, collaborazione in tempo reale su documenti e progetti e, non ultima, la condivisione di file e documenti. Si tratta di strumenti dotati di ampia flessibilità, volti ad aumentare l’efficienza dei team aziendali ibridi, e destinati a coordinare e gestire la comunicazione in tempo reale. Sfruttando le potenzialità delle UCC, i team aziendali possono utilizzare interessanti soluzioni, a partire dal passaggio ultra rapido da un semplice scambio di informazioni tramite la messaggistica istantanea, a una videoconferenza, il tutto in un solo click.

Benefici e caratteristiche delle UCC a favore del lavoro ibrido

Le UCC – Unified Communication & Collaboration – offrono tutta una serie di benefici ai team aziendali, che spesso ripiegano sul lavoro ibrido. Fra i vantaggi più interessanti troviamo:

·        la maggior efficienza: conseguenza diretta dell’integrazione fra diverse tecnologie di comunicazione e l’uso di un sistema unico, che facilita la collaborazione fra i componenti dei team aziendali, migliorandone la produttività;

·        la riduzione dei costi: figlia dell’uso di sistemi di comunicazione unificati, che limitano i costi di acquisto di strumenti e piattaforme sfruttando un sistema unico. Le piattaforme UCC riducono le spese di manutenzione e di aggiornamento;

·        la flessibilità di una piattaforma che garantisce comunicazione e collaborazione anche a fronte di un lavoro che non ha il limite della posizione geografica e del dispositivo da utilizzare;

·        la sicurezza: i sistemi avanzati su cui poggiano le UCC garantiscono il massimo livello di protezione a dati e comunicazioni aziendali, a partire dai benefici offerti dalla crittografia end-to-end;

·        la scalabilità: le piattaforme UCC si adeguano perfettamente all’evoluzione delle esigenze aziendali, e possono essere modulate in base alle necessità che si propongono nel tempo. Facile trovare la risposta adeguata allo sviluppo del core business, all’aumento o alla diminuzione della forza lavoro.

 Scopriamo gli strumenti e le tecnologie più diffuse della Comunicazione e Collaborazione Unificata

Componenti indispensabili dello smart working e del lavoro ibrido in azienda, le piattaforme UCC contribuiscono a elevare il livello di interazione e comunicazione fra imprese e persone. Se da un lato offrono un effettivo potenziamento della produttività individuale, dall’altro accrescono l’operatività aziendale sfruttando una comunicazione che è al tempo stesso efficace, semplice e multicanale.

In fatto di strumenti e tecnologie, le soluzioni più diffuse si rifanno a sei ambiti precisi. Osservati da vicino i sistemi UCC coinvolgono:

1.      la telefonia VoIP ‘Voice over IP’, ovvero voce telefonica tradizionale tramite protocollo internet, così come le proposte PBX di ultima generazione, acronimo di Private Branch Exchange, ovvero rete telefonica privata che sfrutta i sistemi per consentirne l’evoluzione, aggiungendo o integrando i diversi servizi;

2.      le tecnologie riservate ai dispositivi mobili per estendere l’uso delle piattaforme UCC a smartphone, notebook, tablet, sfruttando le potenzialità di tutta una serie di app dedicate.

3.      i Sistemi di Unified Messaging (UM), utili per combinare l’utilizzo di sms, e-mail, fax, voce e altro ancora;

4.      le Piattaforme social Instant Messaging (IM) a garanzia di una comunicazione contemporanea e immediata da stabilirsi via chat o sms, pensata per lo scambio e la condivisione di documenti in tempo reale;

5.      le Piattaforme di file sharing in cloud, ideali per facilitare la condivisione di documenti e materiale multimediale come audio e video;

6.      le Piattaforme di Collaboration e Conferencing che ruotano attorno a servizi di web conference audio e video, formazione e apprendimento da remoto, spazi virtuali riservati al co-working, a voice mail, o desktop sharing.

Come implementare efficacemente una piattaforma UCC

Per implementare, e ottenere i massimi risultati dall’uso di una piattaforma UCC, è bene adeguare il progetto, considerando di svilupparlo attraverso una visione di medio e lungo termine.

Gli strumenti impiegati dalle piattaforme UCC devono essere inseriti in azienda secondo uno specifico piano strategico, con investimenti adeguati da individuarsi in base alle esigenze, da svilupparsi in azienda oppure con la formula dell’esternalizzazione.

Nelle operazioni di costruzione e sviluppo di una piattaforma UCC è bene abbinare i requisiti tecnici a quelli del core business, sfruttando le potenzialità di architetture aperte, indipendenti e scalabili.

In azienda a occuparsi dei servizi interni dovranno essere figure potenzialmente esperte, da impiegarsi nella definizione delle linee progettuali, e nella misurazione dei benefici.

Laddove le competenze aziendali non risultano sufficienti a supportare la sperimentazione e adozione di nuovi servizi, sarà bene coinvolgere un partner esterno all’azienda, con cui confrontarsi stabilmente per programmare, gestire, raccogliere riscontri e suggerimenti.