Le note spese sono quei documenti fiscali con i quali il lavoratore dimostra le spese sostenute per l’azienda e con le quali avanza di norma una richiesta di rimborso. Di solito ogni azienda fornisce un proprio modello, richiedendo la compilazione di campi differenti in base alle esigenze e definendo il tipo di spese concesse e le soglie massime delle stesse.
Di solito vengono richiesti la data e il luogo, i dati della persona, il tipo di spesa e l’importo. A queste informazioni si aggiunge, in allegato, il giustificativo spesa, ovvero le ricevute, gli scontrini, le fatture. Il tipo di spese che il dipendente sostiene possono essere diverse: può trattarsi dei costi per una trasferta, per un pasto, per il parcheggio, per l’autostrada, per l’uso di mezzi pubblici.
La compilazione delle note spese è una procedura tutto sommato semplice: i dati da fornire sono in genere facilmente reperibili. C’è tuttavia da considerare che è facile cadere in errore per distrazione. La gestione di una nota spese errata porta via molto tempo non solo al dipendente, ma anche all’ufficio amministrazione. La redazione stessa di questo genere di documento richiede del tempo, durante il quale il dipendente non si dedicherà al proprio lavoro ma a tale burocrazia.
Come risolvere il “problema” delle note spese?
C’è chi si chiede se sia proprio obbligatoria la redazione delle note spese. La verità è che è necessaria a fini fiscali per l’azienda, per poter erogare il rimborso. Ogni movimento di denaro infatti, anche se interno all’azienda, va dimostrato e giustificato. Oggi è possibile la dematerializzazione delle note spese: questo non significa che si possa evitare però la redazione della stessa. In sostanza cambia quindi il supporto che sarà un device digitale anziché un foglio cartaceo, ma la questione non cambia.
Molto più comodo è invece il sistema offerto dal conto corrente Qonto alle imprese. Questo istituto di pagamento, infatti, offre un conto corrente business con molteplici servizi fatti ad hoc per le imprese, per facilitare la gestione delle finanze, far risparmiare tempo e di conseguenza anche denaro. Cerchiamo di capire come queste possano eliminare la necessità di effettuare la richiesta di rimborso. I dettagli si possono anche leggere qui: https://qonto.eu/it/tips/sme/compilazione-nota-spese.
Le multi carte eliminano la necessità di redigere le note spese
Con Qonto l’azienda può richiedere diverse carte di debito aziendali di tipo MasterCard. Per ognuna di queste il titolare del conto può definire a priori un tetto di spesa. Questo significa che il dipendente potrà fare le spese necessarie per il lavoro, in base agli accordi presi con l’azienda, senza dover anticipare di tasca propria alcunché. Fatta la spesa gli sarà sufficiente andare nella relativa sezione sull’app di Qonto, dal proprio telefono, scattando una fotografia al giustificativo spesa, inviando lo stesso così al sistema e rendendolo disponibile a chi di competenza (di solito l’amministrazione).
Il titolare del conto potrà ovviamente in ogni momento controllare i movimenti dello stesso, visionando direttamente ogni spesa effettuata con le carte ad esso connesse. Potrà altresì categorizzare le spese per gestire e controllare al meglio i conti dell’azienda e poter anche effettuare delle previsioni. Un buon controllo delle spese aziendali, infatti, è sempre il miglior modo per risparmiare. Con questo sistema appare chiaro come sia possibile far risparmiare tempo all’ufficio amministrativo e al dipendente stesso.
