La gestione documentale può essere definita come la corretta amministrazione di un documento, partendo dalla sua origine, arrivando alla sua stessa conservazione. Ogni documento, infatti, possiede al suo interno delle informazioni che devo essere acquisite per poi essere consultabili e conservabili nel tempo. Questo a prescindere dalla sua natura di nascita, digitale o cartacea che sia.
Negli ultimi anni, la crescita esponenziale di informazioni da acquisire ha deteriorato l’organizzazione delle informazioni utili e importanti, da quelle amministrative, a quelle giuridiche e così via. I sistemi di gestione documentale permettono la corretta archiviazione di tutte le fondamentali nozioni presenti in ogni documento.
Nello specifico
In generale, la gestione documentale, è la modalità tramite la quale si gestiscono e si archiviano i dati in proprio possesso. Nello specifico, si utilizza il termine Dms (Document management system) il quale indica anche i software utilizzati che permettono di organizzare qualsiasi tipo di documento e file. Ad esempio: documenti scannerizzati, mail, Pec, fatture, file in Word, immagini, ecc.
Le nuove tecnologie ci permettono inoltre di utilizzare software gestiti da remoto, così da avere informazioni trattate in tempo reale e distruggendo la necessità di dialogare esclusivamente col computer su cui sono installati. Tramite questo sistema possiamo organizzare e archiviare tutto in maniera semplice, avendo anche la possibilità di condividere questi dati con chi desideriamo.
I vantaggi
I vantaggi di una corretta gestione documentale sono fondamentali al miglioramento dell’efficienza di un’azienda e corrispondono a un’ottima azione strategica.
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