Spese di rappresentanza e spese di viaggio per professionisti, cosa sono e come funzionano

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Spese di rappresentanza, cosa sono e come cambiano.

Quando si parla di spese di rappresentanza, non risulta sempre chiaro cosa si intenda e quali costi siano compresi all’interno di questa definizione da molti considerata vaga. Per risolvere alcuni dubbi, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione del pubblico con la risoluzione del 12 marzo 2014 una lista delle attività e spese considerate valide:

• Tutte le spese per eventi e festività aziendali o di carattere nazionale e religioso;
• Spese per ricevimenti e intrattenimento per inaugurazione di nuove sedi o stabilimenti e le spese sostenute per la partecipazione a fiere, mostre ed eventi promozionali;
• Viaggi turistici durante i quali vengono svolte attività relative all’attività della ditta o attività promozionali.

Più in generale, le spese di rappresentanza sono tutti i costi che una azienda va a coprire per aumentare il proprio prestigio o la propria immagine volta ad aumentare le vendite ed ottenere nuovi clienti. Sono quindi tutte quelle spese volta allo sviluppo e alla crescita della ditta.

Anche le spese di ospitalità vengono incluse tra quelle di rappresentanza divenendo quindi detraibili e deducibili se sostenute per giornalisti o fornitore che partecipano ad eventi o fiere. Non rientrano tra le spese di rappresentanza i costi sostenuti per vitto, alloggio ed altri acquisti effettuate per ospitare potenziali clienti per visite agli stabilimenti aziendali o altri eventi.

Tutte le spese di trasferta e rappresentanza andrebbero collocate in conti separati per garantire la facile comprensione e divisione dei costi in base al loro settore. In questo modo risulterebbe più facile calcolare i rimborsi per le spese di rappresentanza. Sarebbe opportuno avere un conto maestro con molti sotto conti suddivisi per tipologia di spesa. Ad esempio, buona prassi sarebbe quella di avere un conto diviso per tutte le categorie riportate di seguito: vitto, alloggio, rimborsi chilometrici, biglietti, spese di vario genere, spese di trasporto non incluse nelle categorie precedenti.

Questo sistema faciliterebbe la fase amministrativa e garantirebbe il rispetto delle leggi relative ai bilanci aziendali andando ad evitare sanzioni fiscali.

Spese di viaggio per professionisti, le novità.

Anche le spese di viaggio di rappresentanti, dipendenti, amministratori e liberi professionisti ricadono in questa normativa ma vengono gestite da una legislazione creata apposta per queste categorie.

Le nuove regole per le deduzioni e detrazione delle spese di viaggio per professionisti e dipendenti vengono definite nella Legge 22 marzo 2017, n. 81, pacchetto di normative che include altre semplificazioni fiscali inserite dalla Legge di Bilancio del 2017.

Le spese sostenute dai committenti riguardanti vitto, alloggio, viaggio e trasporti non fanno più parte dei compensi in natura dei professionisti/rappresentanti. Il committente riceverà una fattura intestata a se stesso comprensiva dei costi dei servizi utilizzati dal professionista sia per spese di vitto e alloggio che spese di viaggio e trasporto; il committente non sarà inoltre obbligato a fornire copia delle fatture in questione al professionista e potrà quindi dedurre i costi sulla base delle regole a cui è sottoposta la categoria dell’azienda in questione.

Il professionista avrà il compito di creare ed inoltrare fatture relative solamente alla prestazione professionale fornita senza includere le spese di vitto, alloggio o viaggio coperte dal committente e non avrà accesso alla detrazione di quei costi.

Detrazioni IVA e deducibilità delle spese di viaggio per professionisti.

Si potranno dedurre interamente dal reddito del professionista le spese di viaggio e trasporto sostenute dallo stesso a patto che siano parte dell’attività lavorativa. Tra questi troviamo ad esempio i costi relativi a biglietti aerei, mezzi pubblici, taxi, etc.

Se il viaggio viene fatto a scopo formativo, la deducibilità viene impostata al 50% mentre, nel caso in cui la trasferta avvenga all’interno del territorio comunale (o meglio all’interno del territorio sede dell’attività professionale), non sarà possibile accedere a deduzioni di nessun tipo.

Per tutte le spese di trasferta collegata all’utilizzo di un autoveicolo di proprietà del professionista, le deduzioni e detrazioni IVA vengono calcolate seguendo lo schema riportato di seguito:

• La deducibilità è del 20%, escludendo l’IVA. L’IVA viene detratta del 40%;
• Se il professionista fa parte della categoria del Regime dei Minimi, la deducibilità sale al 50% e l’IVA viene inclusa nel costo ma resa indetraibile;
• Se il professionista fa invece parte del Regime Forfettario, i costi vengono resi indeducibili.